METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

Este capítulo se propone facilitar el planteamiento y ejecución de todo tipo de estudio o investigación que se aplique a una organización de trabajo, con la razonable seguridad de haber incluido los principales elementos de juicio necesarios para ello.

Para lograr este propósito, se requiere necesariamente de un marco general de referencia metodológico que permita identificar claramente los factores estudiados y analizar en forma racional, ordenada y sistemática sus componentes mediante las técnicas más adecuadas.

La metodología aquí propuesta se desagrega por etapas conforme a la siguiente división:

*Visión del estudio

*Planeación del estudio

*Recopilación de datos

*Análisis de datos

*Formulación de recomendaciones

*Implementación

*Evaluación.

VISIÓN DEL ESTUDIO

1.- Aproximación a conceptos

Cuando se enfrenta la necesidad de crear, transformar o simplemente cambiar algo se inicia una mecánica de pensamiento que en algún momento se convertirá en una decisión de cambio.

            El proceso para concebir e implementar una decisión es fundamental pues debe garantizar que lo que se pretende lograr con ella sea congruente con la realidad, y por ende, tenga una expectativa de vida y de éxito probable.

            Tratar de asimilar e interpretar todas las variables que puede involucrar su composición, representa un ejercicio mental hasta cierto punto exhaustivo y un tanto redundante, toda vez que requiere tomar y retomar una idea original una y otra vez hasta madurarla y hacerla crecer con un propósito específico.

            Esta evolución del pensamiento implica un análisis capaz de centrar plenamente los conceptos y ordenarlos en forma tal que puedan revisarse y recuperarse cuantas veces sea necesario para poder precisar ideas básicas, ideas secundarias y efectos esperados de su implementación.

            Esta secuencia de captación, análisis y selección de ideas permite sentar las bases para definir la esencia, los requerimientos, la extensión y las expectativas que se pretenden alcanzar con su puesta en práctica.

2.- Evolución de una idea

El desarrollo conceptual y visual del pensamiento permite captar, depurar y fortalecer las ideas, para hacerlas madurar como productos de acuerdo con un orden lógico de sucesión e interacción, como puede observarse en los apartados que se desagregan subsecuentemente.

Percepción de la idea

Concepción: Imagen mental que se presenta en forma espontánea como resultado de la experiencia y conocimientos.

Examen preliminar

Revisión e identificación de los puntos clave que servirán como marco de referencia para desagregar una idea en términos de factibilidad, orden y dirección.

La ejecución adecuada de este examen facilita la localización y el reconocimiento de la idea central, de la cual se derivará toda la estructura de pensamiento en función de un propósito específico.

Formulación de preguntas

Cuestionamiento interior que se hace sobre los componentes y las opciones de acción e interacción que agrupa la concepción original de una idea.

Esta secuencia de aproximación a conceptos permite delimitar un contexto básico para el desenvolvimiento de una idea en términos tangibles y posibles.

3.- Depuración de la idea

Organización: Reunión ordenada de todas las ideas y los conceptos que se integran en torno a un pensamiento. Esta disposición de la información permite jerarquizar las ideas con una composición definida.

Extrapolación: Determinación de la viabilidad para aplicar en forma práctica las ideas en un contexto y un propósito específicos. Este ejercicio representa un acercamiento del pensamiento a la realidad, en tanto que se constituye en un puente entre lo abstracto y lo concreto.

Retroalimentación: Intercambio de imágenes y conceptos con agentes del ambiente, proceso que enriquece, fortalece y valida el contenido esencial de la idea original al considerar otros enfoques.

4.- Consolidación de la idea

Estructuración: Proceso de selección de pensamientos, en el cual la mente se concentra en forma total con el fi n de lograr una síntesis de los hechos y las ideas para un estudio. Representa una expresión dialéctica que permite generar ideas a partir de otras ideas, capaces de relacionarse e interactuar en forma congruente.

Registro: Preparación lógica y clara de un borrador con las ideas centrales y complementarias. Este primer documento puede manejarse en forma manual, a través de medios magnéticos para facilitar el acceso y el enriquecimiento de su contenido, o de ambas maneras.

Exposición: Planteamiento del diseño conceptual estructurado en forma abierta y fluida, que precisa su razón de ser, componentes y nivel de compromiso esperado. Constituye la “venta de la idea” a las personas o niveles de decisión a quienes puede interesar su puesta en práctica.

PLANEACIÓN

1.- Determinación del factor de estudio

Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir con su cometido.

Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.

2.- Fuentes de estudio

*Fuentes internas

Órganos de gobierno: Representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, y como tal conoce con exactitud sus condiciones generales de operación, lo cual le permite dictar las directrices que estime procedentes para hacerla más competitiva.

Su integración y funcionamiento se apega al instrumento jurídico de creación, así como a los lineamientos para su adecuado funcionamiento y normatividad vigente en la materia.

Nivel directivo: Es  el  encargado de definir las normas generales de acción y el marco estratégico, por lo que dispone de la información idónea para percibir cualquier modificación en el comportamiento de la organización y su entorno; esta posición lo faculta a autorizar las medidas necesarias para su atención.

Nivel medio: Es el responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto táctico; esta jerarquía le atribuye la función de supervisión, que le permite detectar cambios en las condiciones del trabajo, y de acuerdo con ello, proponer las acciones necesarias para su estudio.

Área afectada: Unidad de trabajo en la que se puede advertir que algo no funciona correctamente, lo que se detecta por síntomas como retraso o desarticulación para desahogar el trabajo, dispersión de esfuerzos, elevación de costos, incremento desorbitado del número de personal, etc., factores que determinan la necesidad de realizar ajustes organizacionales.

Otras unidades administrativas: Son áreas que por su naturaleza o posición jerárquica están vinculadas o en contacto con la unidad donde se origina algún factor o problemática que repercute en el funcionamiento de la organización; de ellas pueden surgir sugerencias o iniciativas valiosas.

Unidades de mejoramiento administrativo: Órganos de asistencia técnica incorporados en forma específica a la organización para proponer e implementar medidas de racionalización administrativa; por sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas pueden aportar elementos de peso para activar y mejorar las labores internas.

Comisiones, comités, equipos y grupos de trabajo: Equipos y grupos de trabajo normalmente interdisciplinarios que las organizaciones establecen con objeto de elevar los niveles de desempeño y calidad del trabajo, elaborar proyectos, atender problemas o desarrollar estudios especiales.

Recursos de información: Son herramientas informáticas que permiten el acceso y revisión tanto de aspectos administrativos, como de elementos que fluyen por los canales de comunicación y sistemas de información que sirven como soporte al estudio.

*Fuentes externas

Normativas: Son aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general que la organización debe cumplir de manera obligatoria. Entre las más representativas se destacan:

• Organismos internacionales que formulan pautas para estandarizar acciones y sancionan normas regulatorias y de calidad.

• Instituciones oficiales que dictan lineamientos jurídicos y políticas de funcionamiento para enmarcar sus acciones.

• Instituciones que actúan como grupos de filiación, corporativos o sectoriales que interrelacionan las acciones de sus integrantes.

Competidores: Organizaciones que interactúan en el medio con la organización materia del estudio; por su estructura u objeto tienen funciones y propósitos similares, por lo que sus experiencias constituyen un factor decisivo para lograr resultados.

Proveedores: Generadores de bienes o servicios que suministran insumos necesarios a la organización, por lo que la conocen operativamente; esta función los coloca en posición de proporcionarle puntos de vista positivos.

Clientes o usuarios: Instancia que aporta elementos de juicio representativos sobre él comporta miento de una organización, pues son quienes reciben los productos o servicios (o ambos) que ésta genera.

Organizaciones líderes en el campo de trabajo: Instituciones cuya dinámica las ha convertido en líderes en su área de influencia, por lo cual tienen la imagen y el reconocimiento necesarios para servir como modelo a otras organizaciones.

Organizaciones de otros campos de trabajo: Instituciones que se desenvuelven en un contexto o sector de actividad distinto, cuyas prácticas administrativas constituyen un marco de referencia enriquecedor.

3.- Definición del objetivo del estudio

Una vez que se han detectado los factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas e interacción con el medio.

4.- Investigación preliminar

Una vez definidos la orientación y los factores de calidad que se esperan del estudio, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de una investigación preliminar o “reconocimiento” para determinar la situación administrativa de la organización. Esto implica revisar tanto la génesis de la organización como la literatura técnica y legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.

Este punto de partida puede provocar una reformulación del factor de estudio en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea por realizar, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir durante la investigación, así como brindar otra perspectiva o incluir nuevos aspectos por considerar.

El acercamiento inicial requiere de mucha claridad y precisión, pues los datos tienen que seleccionarse con la mayor exactitud posible para que quien los vaya a utilizar o consultar no se confunda en la interpretación de su contenido. La responsabilidad de reunir la información preliminar puede recaer en un equipo de trabajo piloto integrado para este efecto, el cual, posteriormente, servirá de base para conformar el equipo de trabajo que conducirá el estudio.

Lineamientos para orientar la investigación

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e identificar los factores que requieren de atención.

• Jerarquizar las prioridades en función del fi n que se persigue.

• Describir de manera detallada la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio.

• Interrelacionar las unidades administrativas y vincularlas con el entorno.

• Especificar el tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requieren para aportar elementos de apoyo al estudio.

• Estimar el tiempo y recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios para cumplir el objetivo del estudio.

Contenido de la investigación

La investigación preliminar exige que se examinen, por lo menos, los siguientes aspectos:

• Información referente a tratados, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, oficios, circulares y otras disposiciones que regulan la creación y funcionamiento de la organización.

• Información sobre el campo de trabajo, tal como organigramas, manuales, catálogos de formas, estudios técnicos anteriores, estadísticas del desempeño, condiciones de trabajo que incluyan espacio, mobiliario y equipo, recursos de todo tipo asignados a estructura, estudios económicos y de mercado, inversiones destinadas a la investigación y desarrollo de estudios organizacionales y, en general, toda clase de documentación relacionada con el factor de estudio.

• Información de otras organizaciones del mismo o diferente giro.

5.- Preparación del proyecto de estudio

Luego de recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar el documento de partida a fi n de ponerlo en práctica, que debe quedar integrado por los elementos siguientes:

6.- Propuesta técnica que, a su vez debe incluir:

– Naturaleza: tipo de estudio que se pretende realizar.

– Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y territorial.

– Justificación: demostrar la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que el mismo reportará a la organización.

– Antecedentes: detallar todos los estudios o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.

– Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.

– Estrategia: ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.

– Acciones: iniciativas o actividades necesarias para implementarlo.

– Recursos: todos los requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.

– Costo: estimar global y específicamente los recursos financieros que demanda su ejecución.

– Resultados: beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, el posicionamiento de sus productos y/o servicios, la calidad de su cultura organizacional y las relaciones con el entorno.

– Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

7.- Programa de trabajo, que debe considerar:

– Identificación: nombre del estudio.

– Responsable(s): unidad o equipo que se encargará de su implementación.

– Área(s): universo estudiado.

– Clave: número progresivo de las unidades administrativas, programas o proyectos.

– Actividades: pasos específicos que deben efectuarse para captar la información.

– Fases: definir el orden secuencial para realizar las actividades.

– Calendario: fechas para iniciar y terminar de cada fase.

– Representación gráfica: describir el programa mediante cuadros e imágenes.

– Formato: presentar y resguardar el programa de trabajo.

– Reportes de avance: seguimiento de las acciones.

– Periodicidad: fechas dispuestas para informar avances.

8.- Autorización para realizar el estudio

En este punto se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución para que éste lo evalúe y, en su caso, lo apruebe. Una vez autorizado, deben girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención de realizar el estudio, resaltando los beneficios que se obtendrán de este esfuerzo, a fi n de que todos brinden su apoyo. Sin este requisito el trabajo podría tomar más tiempo o presentar mayor grado de dificultad.

9.- Integración del equipo de estudio

Para iniciar formalmente el estudio, es indispensable prever que la responsabilidad de las acciones no se diluya entre varias personas, por lo que debe designarse a un coordinador general, auxiliado por un equipo técnico conformado por el (los) líder(es) de proyecto y asistentes o analistas, quienes deben encargarse de todas las fases de ejecución para homogeneizar el contenido y presentación de la información.

Para este tipo de trabajo, la organización debe nombrar a una persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios. También, por la naturaleza de sus funciones, puede designar al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo), o contratar los servicios de un consultor externo. De acuerdo con lo anotado, la estructura del equipo técnico quedaría de la manera siguiente:

Coordinador general: Como responsable de conducir las acciones, es conveniente que conozca bien la organización y tenga experiencia en la materia. Asumir la coordinación del equipo de trabajo requiere que su capacidad de respuesta se traduzca en resultados y su liderazgo mantenga a su gente en un nivel de desempeño acorde a las necesidades del estudio.

Líder de proyecto: Como parte del mando del equipo y vínculo entre el coordinador general y los analistas, debe propiciar que el trabajo se realice en un clima de entendimiento y comunicación fluida. Si bien tendrá que supervisar las acciones, asignar recursos, manejar los tiempos, revisar los reportes de avance y coordinar las relaciones con las instancias de trabajo, también debe operar como el principal promotor del estudio.

Asistente o analista de proyecto: Forma parte del personal de primera línea, por lo que en él recae la responsabilidad directa de tratar con las áreas e instancias que intervienen en el estudio. Su posición lo obliga a acatar instrucciones con precisión, actuar en forma prudente y negociadora y a mostrar disciplina con sus compañeros y sus superiores.

En cuanto a la formación del equipo técnico de apoyo, en primer lugar se puede considerar la incorporación de los miembros del equipo de trabajo piloto responsable de la captación de la información preliminar. En segundo lugar, se puede elaborar una lista del personal con posibilidades de participar considerando la magnitud y las especificaciones del trabajo. El número final de integrantes del equipo estará sujeto a los siguientes factores:

1. Naturaleza de la organización.

2. Número de unidades administrativas que componen la estructura orgánica.

3. Ámbito de funcionamiento.

4. Número de empleados.

5. Nivel técnico del personal.

6. Nivel de desarrollo tecnológico.

7. Cultura organizacional prevaleciente.

8. Estilo de liderazgo que impera en la organización.

Es recomendable que en el proceso de selección del equipo de estudio se tomen en cuenta características tales como la objetividad del personal, sentido de responsabilidad, integridad, imparcialidad, creatividad, buen manejo de las relaciones humanas, capacidad para negociar y, sobre todo, su conocimiento de la organización.

10.- Capacitación del equipo

Una vez integrado el equipo de trabajo, debe capacitarse, no sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que se emplearán para obtener la información, sino en todo el proceso que se seguirá para preparar el estudio.

Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, unidades administrativas involucradas, calendarización de las actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de información por captar, la distribución de cargas de trabajo, la forma de reportar avances, la manera de supervisar las acciones, el responsable de coordinar este esfuerzo, él o los líderes de proyecto designados, y la lista de asistentes o analistas considerados. Cuando la complejidad del estudio o el grado de dificultad para llevarlo a cabo sea elevada, resulta conveniente formar equipos por unidad administrativa, programa, proyecto, producto o servicio.

RECOPILACIÓN DE DATOS

1.- Requisitos básicos que deben reunir los datos

Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad y se eviten dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser:

1. Específicos.

2. Completos.

3. Correctos.

4. Pertinentes.

5. Congruentes.

6. Susceptibles de validarse.

Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación, que tenga presente siempre el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.

Actitud del equipo responsable de la recopilación

El personal destinado al estudio de investigación debe carecer de prejuicios u opiniones preconcebidas. En especial, en la etapa de recopilación de datos es recomendable que los asistentes o analistas adopten una conducta amable y discreta a fi n de procurarse una imagen positiva en las unidades o áreas de estudio, lo que facilitará su tarea y estimulará la participación activa de la fuerza de trabajo.

Para evitar falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo responsable de esta función, se abstenga de externar comentarios sin sustento o de hacer promesas que no pueda cumplir, apegándose en todo momento y en forma objetiva a las directrices del estudio.

2.- Técnicas de recopilación de datos

La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe adecuarse a las características del estudio que se pretenda realizar.

Para recabar la información en forma ágil y ordenada puede utilizarse una o la combinación de las siguientes técnicas: investigación documental, observación directa, consulta a sistemas de información, cuestionario, cédula y entrevista.

Investigación documental: Se deben seleccionar y analizar los escritos que contengan datos de interés relacionados con el estudio, para lo cual es necesario revisar estudios previos, información técnica, normas nacionales e internacionales, bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, circulares, oficios, actas de reuniones y todo documento que aporte información relevante a la investigación.

Observación directa: Este recurso es de gran utilidad para el equipo técnico responsable del estudio, pues le permite conocer no sólo la manera en que operan las unidades administrativas, sino la cultura organizacional predominante en las áreas donde se desarrolla el trabajo diario. A partir del análisis de los datos recabados es aconsejable conversar con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas áreas para complementarlos o afinarlos.

Consulta a sistemas de información: Es el acceso a redes de comunicación, intranet y extranet, que sirven de soporte a la organización y por medio de las cuales se manejan datos e información relevantes para el estudio de una organización.

Cuestionario: Este recurso se utiliza para obtener los datos deseados en forma homogénea. Está constituido por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separa das por capítulos o temáticas específicas. Por ello, permite ahorrar recursos y tiempo; no obstante, la calidad de los datos que se obtengan depende tanto de su estructura y forma de presentación como de la forma en que se aplique.

Para preparar los proyectos de cuestionario es necesario llevar a cabo los pasos siguientes:

1. Realizar un recuento de documentación descriptiva, archivos, estudios y datos estadísticos existentes para determinar el número y alcance de las preguntas.

2. Establecer un objetivo por pregunta.

3. Validar el orden y la secuencia que se seguirá.

4. Someter las propuestas del cuestionario a un proceso de control y evaluación conocido como prueba previa o pretest.

Para definir la estructura del cuestionario, es necesario establecer los campos de distribución básicos:

1. Espacio correspondiente para los datos de registro, tales como la ubicación o adscripción de las personas que los llenarán, información del área, del responsable de su manejo, así como la fecha de aplicación.

2. Preguntas o ítems.

3. Instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa abajo de cada pregunta.

4. Espacio para respuestas, que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta.

5. Espacio para anotar las observaciones generales.

Para que los cuestionarios aporten elementos de juicio valiosos, es conveniente considerar los criterios siguientes:

1. Utilizar preguntas introductorias claras y amables para atraer la atención del entrevistado.

2. A medida que se avance en la aplicación del cuestionario, formular preguntas precisas en relación con el tema central.

3. Incluir preguntas filtro para ubicar el contexto de los puntos clave. Asimismo, prever posibles

“saltos de pregunta”, en función del conocimiento y manejo del tema, para garantizar la continuidad en la recopilación de datos.

4. De acuerdo con la profundidad o algidez del tema, incluir preguntas accesibles para obtener respuestas concretas de manera gradual.

Cédula: Las cédulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos ya que están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y posterior análisis, además de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.

Entrevista: Esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una persona con el fin de interrogarla en forma meticulosa para obtener información. La entrevista debe dirigirse a directivos y empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase de tareas, así como a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización.

Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva, es conveniente observar estos aspectos:

*Tener claro el objetivo. Se recomienda preparar previamente una guía de entrevista con los principales puntos que se desea captar, para que al término de la misma pueda verificarse si se ha obtenido la información prevista.

*Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Es conveniente asignar responsabilidades y determinar las áreas a investigar con el suficiente tiempo.

*Concertar previamente la cita. De esta forma el entrevistado estará debidamente preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios para mantener la concentración en la entrevista, evitar interrupciones y posibles apreciaciones erróneas.

*Atender al compromiso. Es necesario acudir con anticipación a la hora convenida al área en que se llevará a cabo la entrevista programada. Para lograr la mayor eficacia en su desarrollo es conveniente observar los pasos siguientes:

i) Concentrarse de manera relajada.

ii) Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente.

iii) Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia.

iv) No hacer preguntas irrelevantes.

v) En la medida de lo posible escuchar, no hablar.

vi) Asegurarse de no presionar al entrevistado.

vii) Evitar el exceso de confianza en la memoria.

viii) Dejar “abierta la puerta”.

*Clasificar la información que se obtenga. Diferenciar la información de los comentarios o sugerencias, procurando no confundir ambos aspectos.

*Registrar la información en una bitácora. Llevar un inventario de los compromisos y puntos clave captados durante la entrevista.

Es importante que en el momento de una entrevista con personal de alta dirección, el entrevistador lleve consigo una guía de los puntos clave que se tratarán, ya que, en muchas ocasiones, los directivos, por cargas de trabajo y nivel de responsabilidad, no están dispuestos a contestar una batería de preguntas que les tome mucho tiempo. Durante la entrevista es conveniente que el entrevistador anote en forma breve las respuestas que vaya recibiendo. Posteriormente, pasarlas en “limpio” de manera clara y consistente en su reporte.

3.- Supervisión del trabajo

Para tener la seguridad de que se respetan las líneas de acción definidas, es necesario verificar que se lleven a cabo los pasos siguientes:

1. Vigilancia constante y cercana al trabajo del equipo.

2. Aclaración oportuna de dudas.

3. Control del tiempo invertido en relación con el estimado.

4. Revisión de los avances y, cuando se requiera, efectuar los ajustes necesarios.

5. Llevar un registro de los logros y obstáculos que se encontraron.

6. Celebrar reuniones periódicas para mantener actualizados a los integrantes del equipo.

7. Realizar cambios en el equipo de trabajo cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen los criterios acordados.

8. Preparar reportes de avance y de los resultados que se alcanzaron.

4.- Integración de los datos

Una vez que se cuenta con los datos de las áreas que participan en el estudio, deben ordenarse y sistematizarse a efectos de poder preparar su análisis.

Resguardo: Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que los datos que se obtengan se incorporen a equipos de cómputo para salvaguardarlos y facilitar su manejo. Con este propósito se pueden:

i) Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarlos en función de la división del trabajo.

ii) Crear bases de datos o programas específicos.

iii) Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto.

iv) Combinar recursos (1, 2 y 3) para optimizar resultados.

Clasificación: Para facilitar su análisis, los datos pueden dividirse en dos grandes rubros:

*Antecedentes: Se debe tomar en cuenta la reglamentación que regula la realización del trabajo, cómo la han aplicado las unidades responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido en su desempeño. También es conveniente considerar la evolución o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores, así como los resultados y condiciones en que se obtuvieron, lo cual permitirá contar con una referencia histórica para comprender mejor la situación actual.

*Situación actual: Por lo que toca a este punto, es recomendable considerar los aspectos siguientes:

Objetivos: Corroborar la existencia de objetivos en el área o áreas de estudio; en caso afirmativo, verificar su congruencia con los objetivos generales de la organización.

Estrategias: Comprobar la existencia de estrategias en los diferentes niveles jerárquicos, así como su efecto en la organización.

Estructura orgánica: Conviene revisarla cuidadosamente para establecer si satisface las necesidades del trabajo.

Recursos presupuestales asignados a estructura orgánica: Analizar el monto del presupuesto destinado a cubrir las percepciones de la plantilla de personal, considerando tabuladores autorizados y costo de los servicios relacionados con las plantillas.

Normas y políticas administrativas: Precisar si se han emitido y plasmado en documentos, así como si son conocidas por el personal y responden a las necesidades de la organización.

Instrumentos jurídico-administrativos: Estudiar manuales, reglamentos, circulares, oficios, entre otros documentos, a fin de conocer la fundamentación jurídica vigente para orientar el trabajo.

Funciones: Detectar hasta qué grado el personal sabe cuáles son sus funciones y qué puestos las realizan.

Procedimientos: Verificar su existencia, características, aplicación y resultados obtenidos de su uso.

Procesos: Precisar las acciones que realiza la organización desde la entrada de insumos hasta la obtención de resultados.

Infraestructura tecnológica: Revisar las condiciones de los sistemas de información, soporte técnico, relaciones e interacción ambiental.

Equipo: Tomar en cuenta el equipo de trabajo que se utiliza para cumplir con las actividades, su uso y condiciones, así como si es suficiente, apropiado y se encuentra bien distribuido.

Condiciones de trabajo: Observar la distribución del espacio, mobiliario existente, flujo del trabajo, condiciones de ventilación, temperatura, ruido, iluminación y color que prevalece en las áreas, y todos aquellos aspectos que apoyen u obstaculicen las labores del personal.

Ambiente laboral: Resulta de suma importancia conocer las relaciones humanas existentes para determinar la cultura organizacional que prevalece. Este factor es de utilidad para el desarrollo del estudio ya que permite atenuar la resistencia al cambio y conseguir la colaboración del personal. Entre otros aspectos, es importante establecer las relaciones intradepartamentales e interdepartamentales, liderazgo y flujo de la comunicación formal e informal.

Controles: Es conveniente conocer la naturaleza, sistemas, niveles, proceso, áreas de aplicación, herramientas y sistemas de gestión de la calidad que se utilizan para evaluar el desempeño organizacional.

Relaciones con el entorno: Conocer la opinión y/o contar con información de los grupos de interés de la organización.

ANÁLISIS DE DATOS

1.- Naturaleza y propósito del análisis

El análisis de una situación o un factor de estudio consiste en dividir o separar sus componentes hasta conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interactuación de las partes entre sí y con el todo, y de éste con su entorno.

El propósito de este análisis es establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo en las mejores condiciones posibles.

2.- Procedimiento de análisis

El análisis proporciona una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y permite el empleo de la información para que la organización pueda evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

En principio, el análisis puede efectuarse desde dos perspectivas: de forma y de contenido.

*De forma. La exploración de los datos se hace considerando las formas, los catálogos de codificación de respuestas, tabuladores, gráficos seleccionados y alternativas para el resguardo y presentación.

*De contenido. El examen se realiza de conformidad con las prioridades que se fijaron durante la preparación del proyecto, tomando en cuenta áreas, unidades, niveles jerárquicos y estrategias de negocio fundamentales.

Dentro de ese proceso se distingue la secuencia de pasos siguiente:

i) Conocer el hecho o situación que se analiza.

ii) Describir ese hecho o situación.

iii) Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes.

iv) Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.

v) Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias.

vi) Definir las relaciones que operan entre los elementos, considerándolos individualmente y en conjunto, sin olvidar que los fenómenos administrativos no se llevan a cabo en forma aislada, sino que son también producto del medio ambiente que los rodea.

vii) Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.

Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos fundamentales:

¿Qué trabajo se hace?

¿Cómo se hace?

¿Cuándo se hace?

¿Quién lo hace?

¿Para qué se hace?

¿Con qué se hace?

3.- Técnicas e instrumentos de análisis

Este instrumental está integrado por los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información que se obtuvo con el fin de conocerla en todos sus aspectos y detalles.

Su selección está directamente relacionada con el tipo de estudio, factibilidad de aplicación, producto(s) y/o servicio(s) esperado(s), disponibilidad de tiempo, asignación de recursos, así como con el nivel técnico que se requiere para su manejo.

 El empleo de estos recursos responde también al alcance del estudio que la organización ha decidido realizar, como respuesta a la implementación de un proceso de cambio organizacional o la influencia de variables provenientes del contexto.

4.- Análisis multifactor

Para cerrar el ciclo es necesario relacionar las técnicas de análisis con el desempeño de los factores clave por medio de la siguiente herramienta:

Paso 1. Analizar los factores bajo estudio enfocándose en la red de variables que inciden en las diferentes unidades y niveles de la organización.

Paso 2. Realizar un inventario de los factores sustantivos y adjetivos.

Paso 3. Jerarquizar los factores de acuerdo con la importancia que revisten.

Paso 4. Seleccionar las técnicas de análisis administrativo.

Paso 5. Interrelacionar los factores con las técnicas de análisis.

Paso 6. Analizar de manera exhaustiva los factores para inferir las mejores soluciones.

Paso 7. Elaborar una tabla de alternativas de solución.

Paso 8. Seleccionar la alternativa idónea para cada caso.

Paso 9. Elaborar una matriz que relacione alternativas con factores, tiempos de implementación y efectos esperados.

5.- Preparación del diagnóstico

No se debe perder de vista que la complejidad y dimensión de las tareas que la organización se ha fijado requieren de un proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de hechos o problemas para destacar los elementos más significativos de su composición y funcionamiento, lo que le permitirá crear un ambiente favorable para llevar a cabo las mejoras propuestas. En su preparación debe tenerse presente la relación que existe entre el origen del estudio y sus consecuencias, ya que si se identifica claramente la relación causa-efecto, se logrará más fácilmente determinar los cursos de acción para darles solución.

Mediante el diagnóstico, la organización se abre al cambio y es permeable a la introducción de recomendaciones para alcanzar la adaptación de los medios instrumentales a las demandas de productos y/o servicios en términos de calidad, costo y oportunidad. Para que el diagnóstico se convierta en un detonante de la mejora continua de la organización, su contenido debe responder a los factores siguientes:

1. Situación actual de la organización de acuerdo con los cambios que ha experimentado desde su fecha de creación.

2. Medios de que dispone para generar bienes, servicios, capital y conocimiento.

3. Mecanismos de coordinación que ha establecido para el manejo de sus acciones.

4. Plataforma de tecnología de la información que ha desarrollado para brindar soporte a su forma de operar.

5. Estilo de liderazgo con que cuenta para guiar a su personal y responder a sus grupos de interés.

6. Cultura organizacional que prevalece y sus dimensiones.

7. Estrategias de funcionamiento que ha implementado y cómo han funcionado para hacerla más competitiva.

8. Valores que sustentan las conductas personales y sociales del personal.

9. Rentabilidad que ha alcanzado y cómo la administra.

10. Calidad de vida que impera en la organización.

11. Nivel de congruencia que existe entre la programación establecida, la forma de organizarse y la manera de funcionar.

12. Alternativas de acción que ha adoptado para elevar el desempeño organizacional.

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

1.- Consideraciones previas

Antes de determinar las recomendaciones, deben tenerse presentes los criterios siguientes:

• No perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio, en particular cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.

• Tomar en cuenta las limitaciones que puedan derivarse de disposiciones jurídicas y administrativas cuando éstas difícilmente puedan ser modificadas.

• La experiencia de trabajos anteriores puede ser valiosa, pero hay que combatir la tendencia a apegarse a soluciones que sigan cierto patrón.

• Se deben explorar diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral.

• Es necesario considerar todos los elementos que puedan incidir en la implementación de estrategias acordes con un cambio organizacional.

• Poner en duda soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de más de una unidad administrativa y cuyo logro sea problemático.

• Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiendo por tales las que sean más factibles de aplicar dentro de las condiciones que prevalecen en la organización.

• Aprovechar toda la ayuda disponible con objeto de llegar a mejores resultados, como es el caso de las sugerencias y puntos de vista del personal de la organización, la asesoría de especialistas, la opinión de competidores, organizaciones de otros campos de trabajo o líderes en sus respectivas áreas laborales, así como las propuestas de clientes y/o usuarios, proveedores, grupos de filiación, corporativos o sectoriales e instituciones normativas.

2.- Preparación de recomendaciones

El paso siguiente es concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el equipo de trabajo, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos sus recursos de imaginación y habilidad creativa.

Luego se deben seleccionar las propuestas más viables, previa cuidadosa evaluación de las ventajas y limitaciones de cada una de ellas.

Tipos de recomendaciones

De mantenimiento: Conservar sin modificaciones el ambiente de trabajo o, en su caso, que los cambios sean elementales, es decir, que preserven, en términos generales, la misma estructura orgánica, procesos, funciones, sistemas, procedimientos y personal.

De eliminación: Suprimir sistemas de trabajo, registros e informes; reemplazar procesos; eliminar procedimientos o pasos de un procedimiento; excluir formas; dar de baja personal; eliminar áreas o unidades administrativas, etc.

De adición: Introducir un nuevo proceso o sistema; incrementar el número de operaciones en un procedimiento o incluir uno nuevo; incorporar nuevas unidades administrativas; aumentar personal, programas, formas, etc.

De combinación: Intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo; alternar el orden de las fases de un proceso, las operaciones de un procedimiento o aplicación de sistemas; compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.

De fusión: Redistribuir funciones mediante la unificación de áreas y/o unidades administrativas; agrupar a personas de diferentes áreas bajo un mismo mando; unificar formas, registros e informes, etcétera.

De modificación: Cambiar y/o modificar procesos, procedimientos u operaciones; reubicar físicamente personal, equipo o instalaciones; redistribuir cargas de trabajo; modificar formas, registros, programas e informes, etc.

De simplificación: Reducir las fases de un proceso y los pasos de un procedimiento; introducir mejoras en los métodos de trabajo; agilizar sistemas de trabajo; disminuir formas, reportes, registros, programas, etcétera.

De intercambio: Permutar sistemas de apoyo e información; propiciar la interacción de procesos, el re-direccionamiento de funciones, la racionalización de recursos, la optimización de personal, la re-estructuración de procedimientos, flujo del trabajo, etc., entre áreas o con otras organizaciones.

3.- Elaboración del informe

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual, además de exponer las razones que lo fundamentan, facilite el proceso de toma de decisiones de las diferentes autoridades y áreas que participarán en su implementación.

Es conveniente que el informe contenga como mínimo las siguientes secciones:

Introducción. Breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio, mecanismos de coordinación y participación empleados en su desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido.

Análisis de la estructura organizacional. Exposición de la génesis de la organización, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el estudio.

Análisis de competitividad. Presentación de los aspectos que inciden en el desempeño, en el aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la conveniencia de mejora continua de la organización.

Diagnóstico de la situación actual. Definición de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modificaciones posibles.

Propuesta para el mejoramiento de la organización. Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que posiblemente se lograrán.

Estrategia de implementación. Explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el estudio. Asimismo, re-procedimientos  para efectuar los cambios, previendo los recursos necesarios y las expectativas de actuación de los integrantes de la organización.

Seguimiento, control y evaluación. Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, para detectar desviaciones y adoptar medidas correctivas.

Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de estudio administrativo que se consideren auxiliares para la presentación del estudio.

4.- Presentación de resultados del estudio

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable debe convocar al equipo de trabajo para revisar su contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecerse o clarificarse, deben realizarse los ajustes necesarios para depurarlo.

Finalizada la revisión, el documento definitivo se debe enviar a las siguientes instancias para su modificación y/o aprobación:

*Al titular de la organización

*Al órgano de gobierno

*A los niveles directivos

*A otros niveles jerárquicos

*A grupos de filiación, corporativos o sectoriales

IMPLANTACIÓN

La implantación está conformada por las fases siguientes:

1. Preparación del programa.

2. Integración de recursos.

3. Ejecución del programa.

1.- Programa de implementación

El primer paso para iniciar la implementación es determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia para su realización. Esta etapa se describe por medio de un diagrama o red de flechas.

El paso siguiente es estimar el personal, las instalaciones, el mobiliario, el equipo y la documentación técnica y normativa de apoyo que será necesario para realizar la implementación. Asimismo, deben fijarse el tiempo y las fechas en que habrán de iniciarse y terminar cada una de las actividades del programa, estableciendo claramente la responsabilidad de su ejecución y el tipo de reportes con los que se comunicarán los avances.

Por último, en el programa debe precisarse el método de implementación que se considere más viable utilizar, de acuerdo con las siguientes condiciones:

i) Tipo de estudio.

ii) Alcance.

iii) Recursos asignados.

iv) Desarrollo tecnológico de la organización.

v) Nivel técnico del personal.

vi) Respaldo de los niveles de decisión.

vii) Ambiente.

Métodos de implementación

Existen varios métodos para traducir las acciones de mejoramiento en contribuciones específicas a la organización, entre los que se destacan los siguientes:

*Método instantáneo.

*Método del proyecto piloto

*Método de implementación en paralelo

*Método de implementación parcial o por aproximaciones sucesivas

*Combinación de métodos.

2.- Integración de recursos

Una vez estructurado el programa de implementación, en primer lugar deben reunirse los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos previamente estimados para ponerlo en marcha.

Después será necesario desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implementación, como guías, manuales, instructivos, y todo tipo de recursos didácticos que faciliten al personal la comprensión del trabajo a su cargo. Asimismo, es útil mantener una comunicación permanente entre todo el personal responsable de esta tarea a efectos de garantizar fluidez a sus acciones.

También debe procederse al acondicionamiento físico de las instalaciones, esto es, hacerles los arreglos necesarios del lugar en donde desarrollen sus labores. Finalmente y de acuerdo con los requerimientos del estudio y al programa para implementarlo, deberá capacitarse al personal que vaya a colaborar en su ejecución, para que adquiera un perfecto conocimiento de la parte que le corresponda desarrollar.

3.- Ejecución del programa de implementación

Cumplidos los pasos anteriores, debe implementarse el estudio mediante el método seleccionado y realizar las actividades preestablecidas sin apartarse de los lineamientos fijados en la base documental preparada con este propósito.

Cuando se inicie la implementación, será necesario que tanto el personal de las áreas afectadas como quienes vayan a participar en el cambio, reciban la información y orientación oportunas para interactuar en condiciones óptimas. En forma simultánea deben efectuarse los ajustes requeridos para que el estudio funcione normalmente, mediante la verificación y valoración de los avances que se hayan logrado.

4.- Acciones de apoyo para la implementación

En virtud de que un estudio tiene como propósito optimizar el funcionamiento de una organización, las medidas de mejoramiento administrativo que de él se desprendan deben vincularse con los aspectos sustantivos para que no se les conciba como una serie de acciones aisladas y abstractas, sino que se desarrollen en forma articulada, de manera tal que se puede imprimir congruencia al proceso en su conjunto, así como al logro efectivo de los objetivos.

Por otra parte, no hay que perder de vista que todo cambio o modificación que se pretenda introducir en una organización puede encontrar resistencia entre las personas que participan en él, ya que una acción de esta naturaleza generalmente conlleva una reforma estructural-funcional, de procedimiento o tecnológica, y aunque en múltiples ocasiones los interesados en introducirlo se percatan de ello, no siempre se esfuerzan por reducir la oposición y lograr su aceptación por parte del personal.

EVALUACIÓN

1.- Mecanismos de información

Estos mecanismos se ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la información administrativa, tanto de implementación de mejoras como de respuesta a desviaciones, puedan llegar con agilidad y claridad a las áreas y niveles que las necesiten.

Seguimiento de las acciones: La organización tiene que verificar y registrar la repercusión de las reformas incluidas en forma analítica y secuencial toda vez que las acciones de implementación pueden seguir dos vertientes:

a) Llevarse a cabo sin contratiempos y de conformidad con las proyecciones esperadas.

b) Realizarse en forma desfasada.

En ambos casos, las alternativas de respuesta que podrían contemplarse para su atención son distintas, tal como se expone a continuación:

*Acciones programadas: Resultados obtenidos en cuanto a:

Responsable(s): papel desempeñado por la unidad o grupo encargado de su implementación.

Productos y/o servicios: cumplimiento de metas.

Aspectos organizacionales: adecuación de la estructura y el personal al cambio.

Periodo de realización: tiempo real empleado para su generación.

Porcentaje de realización: avance obtenido en relación con el programado.

Costo: recursos financieros empleados para su consecución.

Apoyo y soporte utilizados: apoyo recibido en recursos humanos, materiales y tecnológicos.

Porcentaje de eficiencia: aprovechamiento real de los recursos.

Porcentaje de eficacia: objetivos que se alcanzaron.

Interacción con el entorno: progreso en las relaciones de coordinación y funcionamiento con otras instancias e instituciones.

*Acciones no programadas

Desviaciones: alteración de las condiciones normales de funcionamiento.

Causas: factores que provocan cambios en los resultados esperados.

Consecuencias: repercusión en la dinámica del estudio.

Alternativas de solución planteadas: gama de opciones para reorientar las acciones.

Alternativas de solución aplicadas: opciones realmente empleadas.

Acciones correctivas: aplicación de medidas para subsanar las desviaciones.

Calendario de aplicación: periodo destinado a ajustar las acciones.

Medición de resultados: En esta fase se efectúa un análisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global del estudio para precisar los avances logrados luego de su implantación, lo que permite establecer un marco comparativo entre lo planeado y lo realizado.

Fines

• Puntualidad en el manejo del estudio por parte de los responsables.

• Grado de cumplimiento de los cambios propuestos en el tiempo dispuesto para ese fin.

• Resultados de las medidas adoptadas en la estructura orgánica, procesos, funciones, procedimientos y sistemas.

• Ajustes fundamentales realizados para encauzar y sostener las recomendaciones surgidas del estudio.

• Beneficios que se obtuvieron en la generación de productos y/o servicios.

• El aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

• Promover la asimilación del cambio por parte del personal y consecuencias en la cultura organizacional.

• Determinar la necesidad de capacitación y entrenamiento para el cambio continuo.

• Grado en que la organización ha aprendido a convertir sus experiencias en conocimiento.

• Planteamientos estratégicos observados para ejecutar el cambio.

• Repercusiones en la interacción con el ambiente.

• Percepción clara de la imagen interna y externa de la organización.

• Impactar efectivamente en el liderazgo y en los valores en los que se sustenta la organización.

• Visualizar objetivamente las alternativas para administrar el cambio organizacional a futuro.

• Capitalizar las ventajas competitivas derivadas del estudio.

fuente libro de Organización De Empresas - Enrique Benjamín; Franklin Fincowsky - 3era Edición